Titulaire d’un DESS en gestion du personnel et des relations du travail, Hélène Calmes exerce d’abord comme cheffe de bureau "personnel, Iatos et formation" au Cnam (1995-1997). Elle rejoint ensuite l’université de Bordeaux-I en tant que DRH adjointe (1997-2000).
Après avoir été chargée de mission auprès du secrétaire général adjoint de l’université Toulouse-II Jean-Jaurès pendant un an, Hélène Calmes est recrutée par Toulouse-I Capitole, d’abord en tant que cheffe du service du personnel (2001-2009), puis en tant que DRH (2009-2015).
Hélène Calmes rejoint la délégation de l’Inserm Occitanie Pyrénées en 2015 en tant que responsable des ressources humaines. Deux ans plus tard, elle réintègre Toulouse-II Jean-Jaurès comme directrice générale adjointe des services, chargée de la DRH.
En 2000, Hélène Calmes revient à l’Inserm en tant que responsable des ressources humaines et assure la direction régionale par intérim de septembre, lors du départ d’Armelle Barelli jusqu’à l’arrivée de Jacques Cavaillé en novembre. À cette même date, Hélène Calmes est nommée déléguée régionale adjointe sur le périmètre de l’ancienne région Midi-Pyrénées.